慶典活動要取得成功并收到預(yù)期效果, 必須對慶典活動進(jìn)行認(rèn)真的策劃和嚴(yán)密的組織。以下環(huán)節(jié)是需要加以重視的:

制定慶典活動方案。每一個慶典活動, 必須制定一個活動方案, 包括典禮的名稱、規(guī)格規(guī)模、邀請范圍、時間地點(diǎn)、典禮形式、基本程序、主持人、籌備工作、經(jīng)費(fèi)安排等。慶典活動要執(zhí)行國家有關(guān)規(guī)定,重大慶典活動一般要報上一級機(jī)關(guān)審批, 如縣一級舉辦重大慶典活動, 要報市委、市政府審批并報省委、省府辦公廳備案。其他慶典活動要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

確定參加活動的對象。慶典活動要邀請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、行業(yè)及社區(qū)公眾代表、新聞記者參加。應(yīng)邀人員一般是各界代表、與活動主題相關(guān)的有關(guān)人士。一旦確定人員, 應(yīng)當(dāng)及早發(fā)出邀請, 并準(zhǔn)確掌握來賓的情況。

安排慶典活動程序。合理安排慶典程序, 一般包括: 重要來賓留言、題字; 主持人宣布活動開始;奏或奏樂, 介紹重要來賓; 領(lǐng)導(dǎo)人致詞和來賓代表講話; 剪彩、參觀活動等。有時還安排座談、宴請、文藝節(jié)目等活動。

現(xiàn)場布置和物質(zhì)準(zhǔn)備。慶典現(xiàn)場的布置, 根據(jù)慶典內(nèi)容確定。一般包括音響、音像設(shè)備, 會場、舞臺或現(xiàn)場的橫幅、標(biāo)語、彩旗、鮮花、氣球等設(shè)置。需要剪彩的, 還要準(zhǔn)備緞帶、剪刀、手套、托盤。

安排接待工作。要有專門的禮賓接待人員。重要來賓的接待, 要由有關(guān)負(fù)責(zé)人親自完成。要安排專門的接待室, 以便正式開始前讓來賓休息、交談。要有專人引導(dǎo)入場、簽到、留言、剪彩等。后勤保障和保衛(wèi)工作。要做好慶典活動的后勤保障工作, 包括茶水供應(yīng), 紀(jì)念品發(fā)放, 現(xiàn)場秩序維護(hù)和保衛(wèi)工作。