會(huì)計(jì)檔案整理是企業(yè)檔案管理非常重要的一步，企業(yè)檔案管理者要整理會(huì)計(jì)檔案就要學(xué)會(huì)如何使用會(huì)計(jì)檔案盒仔細(xì)的把會(huì)計(jì)檔案整理裝入會(huì)計(jì)檔案盒中按規(guī)定分類(lèi)保存，

會(huì)計(jì)檔案盒使用關(guān)鍵是會(huì)計(jì)檔案整理，會(huì)計(jì)檔案整理的步驟如下：

（一）決算報(bào)表

1、按“卷”整理。一冊(cè)（本）為一卷，編制一個(gè)檔號(hào)，檔號(hào)構(gòu)成：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)。

2、編頁(yè)號(hào)：以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。單面書(shū)寫(xiě)的文件材料在其右上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，雙面書(shū)寫(xiě)的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

3、填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案盒的封面及盒脊

（1 ） 全宗名稱(chēng)：全宗名稱(chēng)相當(dāng)于立檔單位的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)和會(huì)計(jì)憑證盒正面上的“單位名稱(chēng)”要求一致。

（2）案卷題名：由整理會(huì)計(jì)檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會(huì)計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類(lèi)別。

（3）起止時(shí)間：填寫(xiě)形成本盒會(huì)計(jì)檔案的起止年月日。

（4）卷數(shù)、張數(shù)：填寫(xiě)本盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。

（5 ）保管期限：按照《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》填寫(xiě)該盒會(huì)計(jì)檔案的保管期限。

（6）全宗號(hào)、目錄號(hào)

（7）案卷號(hào)：填寫(xiě)本盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的案卷號(hào)或案卷起止號(hào)，在案卷起號(hào)和止號(hào)之間用“一”隔開(kāi)。

（8）盒號(hào)：暫不填。

（9）填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案盒盒脊項(xiàng)目。

4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

（1）點(diǎn)“檔案著錄”中的“案卷著錄標(biāo)引” → 點(diǎn)“添加”→ 檔案類(lèi)別“會(huì)計(jì)檔案” →二級(jí)類(lèi)目“財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)” →保管期限“” →年度“2016” →題名2016年決算報(bào)表” →文件開(kāi)始時(shí)間→文件截止時(shí)間→件數(shù)（該卷盒內(nèi)文件份數(shù)）→載體數(shù)量（后一個(gè)頁(yè)號(hào)）→點(diǎn)保存。

（二）會(huì)計(jì)賬簿

1、有頁(yè)號(hào)的可不再另編頁(yè)號(hào)。

2、其他操作與決算報(bào)表一樣，只是目錄號(hào)不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號(hào)，案卷號(hào)連續(xù)編。

3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個(gè)賬簿上的，則用完后歸檔。（多兩年使用一冊(cè)賬簿）

4、總賬、明細(xì)賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號(hào)不同。

5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級(jí)類(lèi)目選“會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)”.

（三）會(huì)計(jì)憑證

1、排列：按年度的先后排列，同一年度內(nèi)按月份的先后排列。

2、會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)：

每本憑證一個(gè)檔號(hào),全部編完,年度與年度之間拉通編。會(huì)計(jì)憑證封面有檔號(hào)的填在檔號(hào)處，沒(méi)有檔號(hào)的填在會(huì)計(jì)憑證封面左上角空白處。

3、裝盒并填寫(xiě)：

編號(hào)完成后，按順序裝入會(huì)計(jì)檔案憑證盒，裝滿一盒再裝下一盒。填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會(huì)計(jì)憑證封面的有關(guān)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)填寫(xiě)，填寫(xiě)方法與會(huì)計(jì)憑證封面一致。

（1）單位名稱(chēng)：填寫(xiě)形成會(huì)計(jì)檔案的單位名稱(chēng)，必須用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)。

（2）會(huì)計(jì)憑證名稱(chēng)：填寫(xiě)能夠反映會(huì)計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱(chēng)，如：“收款會(huì)計(jì)憑證”、“付款會(huì)計(jì)憑證”、“轉(zhuǎn)賬會(huì)計(jì)憑證”或“基建會(huì)計(jì)憑證”、“工會(huì)會(huì)計(jì)憑證”、“預(yù)算外會(huì)計(jì)憑證”等。

（3） 時(shí)間：填寫(xiě)本盒會(huì)計(jì)憑證所屬年月。

（4） 起止時(shí)間：填寫(xiě)本盒會(huì)計(jì)憑證的起止年月日。

（5） 歸檔時(shí)間：填寫(xiě)單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門(mén)向檔案部門(mén)移交會(huì)計(jì)檔案的年月。

（6） 立卷人：填寫(xiě)整理本盒會(huì)計(jì)憑證的人員姓名。

（7） 保管期限：根據(jù)財(cái)政部和國(guó)家檔案局1998年頒布的《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》確定填寫(xiě)該案卷的保管期限。

（9）全宗號(hào)：填寫(xiě)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

（10） 目錄號(hào)：填寫(xiě)全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)。

（11）案卷號(hào)：目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄（或分類(lèi)體系的一級(jí)類(lèi)目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。

（12） 會(huì)計(jì)憑證盒盒脊填寫(xiě)方法

盒脊項(xiàng)目與正面有關(guān)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)填寫(xiě)。

4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級(jí)類(lèi)目選“會(huì)計(jì)憑證類(lèi)”，并錄入憑證起止號(hào)。