一、 總 設(shè)

（一）、歸檔文件

廣義上的歸檔文件是一個泛指性概念，包括機關(guān)形成須歸檔保存的所有文件材料。《規(guī)則》對這一概念的使用和限定，使“歸檔文件”具有了專指性意義，即“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案、保存的各種紙質(zhì)文件材料”。

其中，“辦理完畢”是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成，而不論文件本身在實際工作中否定在發(fā)揮作用。比如請示與批復(fù)，在復(fù)文發(fā)出或收到以后。在文書處理上就算已辦理完畢；本機關(guān)的發(fā)文，文件印發(fā)也就算辦理完畢。但：有的文件如請示、報告等需要上級部門給予批復(fù)、批示和答復(fù)的，要等待批復(fù)，批示答復(fù)，收到后再歸檔。有的文件，如計劃，規(guī)則、請示、規(guī)定等，在貫徹執(zhí)行上需要很長時間，但印發(fā)或傳閱后，其文書處理程序已經(jīng)完成，也算辦理完畢。

《規(guī)則》對適用的歸檔文明種類進(jìn)行了限定，明確為紙質(zhì)文書材料。這是因為本標(biāo)準(zhǔn)旨在對文書立卷工作進(jìn)行改革。暫不涉及科技、會計等專門檔案，以及聲像、電子等特殊載體檔案的整理工作。（也就是過去科技檔案用什么方法，現(xiàn)在繼續(xù)用什么方法。）

（二）、歸檔文件整理

歸檔文件整理，就是“將歸檔文件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程”。這一概念明確了“以件為單位”的基本原則，并概述了歸檔文件整理工作的基本環(huán)節(jié)。整理的內(nèi)容包括“分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒”。

（三）整理原則

歸檔文件的整理原則，可概括為“遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系（計劃與總結(jié)，安排與匯報，關(guān)于干部任免、工資、退休的，通知，思想工作，關(guān)于教育，文化、宣傳品質(zhì)，關(guān)于經(jīng)濟的，關(guān)于生產(chǎn)的，關(guān)于農(nóng)業(yè)工作的），區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。與傳統(tǒng)立卷原則相比較，兩者是基本規(guī)律客觀存在的。文件整理歸檔的目的，是將機關(guān)職能活動中形成的，能反映出機關(guān)基本活動面貌的文件材料保存下來，以便今后和歷史研究查考。因為條件的變化，具體整理方法可以不同，但都必須遵循歸檔文件整理的基本規(guī)律，才能達(dá)到便于保管和利用的共同目的。

1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

文件的形成不是任意的，而是伴隨著各機關(guān)，團(tuán)體和社會組織的職能活動產(chǎn)生的，有其自身規(guī)律和特點。不同的機關(guān)，盡管其職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍各不相同，但各項職能活動總是存在著各方面的聯(lián)系，所形成的文件之間自然有一定規(guī)律，這種規(guī)律也就是文件之間有機聯(lián)系的具體表現(xiàn)。文件之間的這種聯(lián)系職能反映出機關(guān)職能活動的歷史面貌，同時也符合人們查找利用檔案的心理預(yù)期，為檢索提供了線索。因此，進(jìn)行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系（一個會議形成的文件材料就是有機聯(lián)系的整體，歸檔時應(yīng)該按期限放在一起，批復(fù)與請示應(yīng)該放在一起，裝在一個盒內(nèi)）。

2、區(qū)分不同價值

不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，而是要依照《機關(guān)檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍不同文件價值，劃定不同保管期限。對于保存價值大，保管期限長的文件，重點整理和保管；對保存價值小，保管期限短的文件，根據(jù)條件區(qū)別對待（這次全市文書立卷改革工作考慮到這因素，保存的用硬紙盒，長期的則用軟紙盒，短期的用卷皮裝訂）；對無保存價值的，不須歸檔的文件，則可以銷毀。通過將不同價值的文件區(qū)別整理，可以合理使用人力，物力、財力和時間，同時不同價值的文件經(jīng)過整理后相對集中，為日后檔案進(jìn)行保管利用，以及到期移交進(jìn)館也提供了方便（例：一個會議的形成文件材料，雖然他們之間有機聯(lián)系，但必須區(qū)分不同價值，會議、通知、日程表，領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報告等屬于保存，會議上的紀(jì)錄、簡報、交流材料、典型材料屬于長期保存，會議的小組記錄，事務(wù)性文件屬于短期保存）。

3、便于保管利用

這是歸檔文件整理基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的標(biāo)準(zhǔn)。執(zhí)行文件級整理，正是新形勢下對這一原則的合理發(fā)揮。在整理原則中，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值。是手段，“便于保管和利用”則是終目的。從根本上說，二者是相互影響，相互制約的關(guān)系，任何片面地強調(diào)某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時不強調(diào)事由，不區(qū)分保管期限。完全按歸檔文件形成時間或文號對歸檔文件進(jìn)行排列，依靠計算機進(jìn)行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由或問題的檔案被分散到多個檔案盒中，從長遠(yuǎn)看，特別是對檔案移交進(jìn)館之后，將會給系統(tǒng)利用檔案帶來很大困難。因此，在處理類似問題時，要堅持以便于保管利用為出發(fā)點，具體情況具體處理，才能更好地實現(xiàn)文件整理目的。

二、歸檔文件的價值鑒定

歸檔文件價值鑒定是整個檔案鑒定工作的首要環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)包括兩個階段。階段，在機關(guān)文件歸檔時，對文件能否轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行審定，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時剔除沒有保存價值的文件材料。因此，歸檔范圍的確定實際上是對文件價值的初步判定，是檔案鑒定工作的關(guān)口。第二階段是對屬于歸檔范圍的文件材料，根據(jù)其在日后保存過程中可能產(chǎn)生的不同作用來確定檔案的保管期限。劃分檔案的保管期限是對文件價值的進(jìn)一步判定，是決定檔案命運的關(guān)鍵所在。

<一>、鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)歸檔文件整理原則的要求，進(jìn)入歸檔范圍的文件范圍的材料，必須在區(qū)分其保存期限的前題下，才能系統(tǒng)地進(jìn)行整理。因此，正確地判定文件材料的價值，準(zhǔn)確地劃分保管期限，這是保證歸檔文件整理質(zhì)量的重要因素。

應(yīng)歸檔的文件材料，都具有保存價值。文件的保存價值和檔案的保管期限成正比。保存價值越大，保管期限就越長；反之，保存價值小，保管期限就短。

<二>鑒定的原則

確定檔案的保存價值，要堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本機關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判斷檔案的保管期限。

<三>鑒定的標(biāo)準(zhǔn)

1、職能標(biāo)準(zhǔn)。職能標(biāo)準(zhǔn)是指按立檔單位所在系統(tǒng)的地位和重要程度來決定其檔案的價值。一般情況下，行政級別越高，其形成的檔案越重要。在確定檔案的保管期限時，對于不同行政級別的機關(guān)，檔案所占比例應(yīng)有所不同，另一方面，機關(guān)檔案部門應(yīng)盡可能保存反映本機關(guān)主要職能及基本歷史面貌的文件材料。

2、來源標(biāo)準(zhǔn)。來源標(biāo)準(zhǔn)是要體現(xiàn)檔案的形成者。一般地說，本機關(guān)形成的文件材料應(yīng)當(dāng)是保存的重點。在鑒定文件的價值時，重點要看本機關(guān)產(chǎn)生的，還是外機關(guān)產(chǎn)生的，而不能簡單地認(rèn)為上級就比本級的重要。（上級針對本機關(guān)的文件，原則是要視為本機關(guān)的文件來對待，如干部任免的、離退休的，批轉(zhuǎn)本機關(guān)有關(guān)工作的文件，轉(zhuǎn)發(fā)本機關(guān)的文件等，那么一般普發(fā)性的文件，有查考作用的就歸檔保存，沒有查考作用的可以不歸檔。）

3、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)是指強調(diào)內(nèi)容的重要性和獨一性。在分析文件的內(nèi)容時，主要看它的重要程度如何。（重要性：如文件反映的內(nèi)容是比較的，系統(tǒng)的近一個時期的，本單位主要職能工作的保存價值就大，反映的是某一方面的，某一時期的，某一項工作的保存價值相對來說就不一樣，保存的時期就短一些，獨一性，文件反映的內(nèi)容比較特殊，如地震災(zāi)害的，洪水災(zāi)害的。）

4、形式特點征標(biāo)準(zhǔn)。是指文件的文種（名稱）文本，外形特征等。1、文件的文種不同，作用不同，價值也就不同（舉例）2、文本是指文件的正本、定稿（底稿）修改稿、草稿等。由于作用不同，其保存價值也就不同。草稿，修改稿都是來定稿，都不具有法律效力，因此一般情況下都不必保存。只有個別情況下，有重要領(lǐng)導(dǎo)人直接修改和批示的則應(yīng)當(dāng)保存。（有的文件是秘書直接從微機上打印的，出一個清樣，交領(lǐng)導(dǎo)審閱后，認(rèn)為可以，就打印分發(fā)，那么這份清樣就是底稿，歸檔時應(yīng)該歸檔，但注意的是請領(lǐng)導(dǎo)簽字，只有這樣才能發(fā)揮法律效力。）3、外形特征也包括載體形式，一般指非正式的文件。對文件起輔助說明的作用。特別是一些重要的照片，錄音，錄像，領(lǐng)導(dǎo)人題詞以及獎杯，錦旗，證書等實物，都生動記錄了真實的歷史事件。是不可多得的檔案資料，應(yīng)得到足夠重視。