1. 為了契合共青團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)化建立的請(qǐng)求，放入檔案盒內(nèi)的一切資料必需是打印版的；

2. 檔案盒里的一切資料未經(jīng)允許不得帶出辦公室；

3. 檔案盒的資料按時(shí)間次第排好，次第是新資料在上面;

4. 每次活動(dòng)的申請(qǐng)書、籌劃書、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)感言必需放在一同便當(dāng)查看；

5. 秘書將每次開會(huì)的內(nèi)容記載好，放入檔案盒的上面；

6. 檔案盒里的資料的裝訂請(qǐng)求：在資料的左側(cè)訂兩下即可；

7. 檔案盒里放入新的資料時(shí)必需在時(shí)間內(nèi)通知分會(huì)長；

8. 一切活動(dòng)在完畢一周之后必需把申請(qǐng)書、籌劃書、活動(dòng)總結(jié)和活動(dòng)感受放入檔案盒。（一切資料都是一式兩份，一份放檔案盒，另一份交活動(dòng)部備案.）