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    實行信息化后,檔案管理達(dá)到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用,即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享,提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后,可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表,打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計,并形成報表,由計算機處理,可以極大地提高管理人員的效率。

    檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面。

    1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

    主要包括計算機、交換機、路由器、服務(wù)器、存儲器,以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息系統(tǒng)等,其核心是計算機網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進(jìn)的計算機網(wǎng)絡(luò),才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。計算機網(wǎng)絡(luò)按照網(wǎng)絡(luò)連接的距離可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等三種類型。

    5.人才隊伍建設(shè)

    這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在位,加強對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。檔案人員要邊學(xué)邊實踐,不斷提案信息化管理水平,正確處理好“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”的關(guān)系?!奥贰?,是計算機網(wǎng)絡(luò),“車”是計算機的硬件和軟件,“貨”是檔案數(shù)據(jù)庫,“交通規(guī)則”是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,“駕駛員”是現(xiàn)代信息技術(shù)人員。有路無車不行;有了路和車,沒有貨不行;路修得再好,車再先進(jìn),沒有的駕駛員,仍是行不通的。因此,檔案信息化建設(shè)必須以人為本,并堅持把檔案數(shù)據(jù)庫作為核心要素來抓。

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