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實(shí)行信息化后,檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用,即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享,提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后,可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表,打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫(kù)中的信息需要統(tǒng)計(jì),并形成報(bào)表,由計(jì)算機(jī)處理,可以極大地提高管理人員的效率。
5.人才隊(duì)伍建設(shè)
這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在位,加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。檔案人員要邊學(xué)邊實(shí)踐,不斷提案信息化管理水平,正確處理好“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”的關(guān)系?!奥贰?,是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),“車”是計(jì)算機(jī)的硬件和軟件,“貨”是檔案數(shù)據(jù)庫(kù),“交通規(guī)則”是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,“駕駛員”是現(xiàn)代信息技術(shù)人員。有路無(wú)車不行;有了路和車,沒(méi)有貨不行;路修得再好,車再先進(jìn),沒(méi)有的駕駛員,仍是行不通的。因此,檔案信息化建設(shè)必須以人為本,并堅(jiān)持把檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為核心要素來(lái)抓。