排列

按時間順序排列：對于同一類檔案，按照其形成的時間先后順序進行排列，能清晰地反映事物的發(fā)展過程。

按重要程度排列：將重要的檔案排在前面，次要的排在后面，便于優(yōu)先查閱重要檔案。

按文號排列：按照文件的發(fā)文字號順序排列，適用于有明確文號的檔案，方便通過文號快速查找檔案。

全宗原則：全宗是一個獨立的機關、組織或個人在社會活動中形成的全部檔案的有機整體。檔案整理要維護全宗的完整性，即同一全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不得混淆。這有助于保持檔案之間的內在聯系，反映一個特定主體的活動全貌。比如，某企業(yè)的檔案構成一個全宗，其各個部門、各個時期形成的檔案都應歸屬于這個全宗，不能將該企業(yè)的檔案與其他企業(yè)的檔案混在一起整理。

按內容主題分類

問題分類法：依據檔案所反映的主題內容進行分類，將同一問題或同一專題的檔案集中整理。例如，企業(yè)關于產品研發(fā)的檔案，可將涉及不同產品研發(fā)的市場調研、技術方案、實驗數據等歸為一類，便于集中查閱和研究相關問題。

事由分類法：按照檔案所涉及的具體事件或事務進行分類。如在處理法律糾紛時，將與該糾紛相關的合同、往來信件、庭審記錄等檔案整理在一起，能呈現事件的起因、經過和結果。

分析檔案內容

瀏覽：對檔案進行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內容、涉及的主要事項、關鍵人物、時間等要素，為確定主題和分類標準提供基礎信息。

提取關鍵信息：從檔案內容中提取關鍵的詞匯、短語或概念，這些關鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關于企業(yè)市場營銷活動的檔案中，“市場推廣”“產品宣傳”“客戶調研” 等可能是關鍵信息，可據此確定與市場營銷相關的主題。