物理銷毀法:
碎紙機(jī):使用碎紙機(jī)將檔案切碎,使其無法辨認(rèn)。
焚燒法:將檔案放在高溫焚燒爐中燒毀。
化學(xué)處理法:使用化學(xué)試劑將檔案中的信息徹底破壞。
檔案銷毀是將已失去保存價(jià)值的檔案材料以特定的處理方式改變正常的物理載體形式,從而使其所攜帶的信息無法被還原的過程。
檔案銷毀清冊(cè):
凡需銷毀的檔案,必須編制銷毀清冊(cè)。銷毀清冊(cè)是準(zhǔn)備剔除銷毀的檔案的登記簿,也是日后查考檔案銷毀情況的憑據(jù)。
檔案銷毀清冊(cè)封面上的項(xiàng)目有:全宗號(hào)、全宗名稱、立檔單位名稱、編制檔案銷毀清冊(cè)單位名稱和編制時(shí)間等。
銷毀檔案登記欄是檔案銷毀清冊(cè)的主要部分,其主要項(xiàng)目有:序號(hào)、案卷或文件題名、起止日期、號(hào)碼(案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)或文件字號(hào))、數(shù)量、銷毀原因備考等。具體項(xiàng)目可以根據(jù)具體情況進(jìn)行增減。一般是以案卷為單位登記,必要時(shí),也可以按文件登記。
檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)以全宗為單位編制,每一清冊(cè)至少應(yīng)一式兩份,一份留檔案館(室),一份送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn),如果要報(bào)檔案行政管理部門備案,則需一式三份。
除了以上提到的三種方法,還有其他的銷毀方式,如化學(xué)銷毀和物理銷毀。
化學(xué)銷毀是指利用化學(xué)反應(yīng)將文件中的信息轉(zhuǎn)化為無害物質(zhì)。這種方式適用于處理大量且復(fù)雜的文件,如會(huì)計(jì)檔案。通過使用強(qiáng)氧化劑或還原劑,可以破壞文件中的化學(xué)鍵,將其分解為不可恢復(fù)的物質(zhì)。但需要注意的是,化學(xué)銷毀會(huì)產(chǎn)生有害物質(zhì),對(duì)環(huán)境和人體健康造成潛在危害,因此需要嚴(yán)格控制和管理。
文件銷毀有著非常完善的流程,他們?cè)跒槠髽I(yè)進(jìn)行銷毀文件服務(wù)的時(shí)候,本著保密的原則,把保密放到位,這樣可以使企業(yè)不必?fù)?dān)心一些重要的文件信息會(huì)被泄漏,人們?nèi)绻雽?duì)文件進(jìn)行銷毀,那么可以先對(duì)相關(guān)的流程進(jìn)行詳細(xì)地了解,在了解的過程當(dāng)中,如果發(fā)現(xiàn)有什么問題,可以事先進(jìn)行溝通,然后雙方簽訂協(xié)議,以避免在銷毀文件過程當(dāng)中,出現(xiàn)一些不必要的麻煩。