現(xiàn)有的檔案柜（架）大都未給此種擺放方式留下足夠的空間，因此選用橫式檔案盒時(shí)應(yīng)同時(shí)考慮檔案柜（架）的狀況。機(jī)關(guān)單位在選用檔案盒時(shí)，兩種格式的檔案盒只能選用一種，以簡便管理、保證檔案盒上架后整齊、美觀。

檔案盒封面

檔案盒的封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱），下加雙橫線。全宗名稱可以在制作檔案盒時(shí)先行印制。

檔案盒發(fā)展進(jìn)入第二個(gè)時(shí)期，也就是無酸紙檔案盒。

檔案文件盒用的紙張含酸量的高低是其壽命的指標(biāo)，無酸紙指的是用pH值為7.0或更高的做出的紙，使用壽命可長達(dá)兩百年。

無酸紙檔案盒：顏色均勻，色淡，紙張表面光潔平整。相較于早期的牛皮紙檔案盒，它不褪色，不變質(zhì)，防霉還防蟲，因而能能夠更好的進(jìn)行檔案管理，保障了檔案的歸檔與科學(xué)分類，做到分工細(xì)化。

檔案是對某件事或某個(gè)人的經(jīng)歷過程的記錄，是為了方便以后查閱，保存期限一般都在十年以上，所以要加強(qiáng)其保管工作，目前在檔案保管工作中遇到很多問題，如出現(xiàn)紙張老化、字跡模糊、檔案蟲害等，損壞了不少重要的檔案，無酸紙檔案盒解決了這一難題，它可以長期存放不發(fā)霉變質(zhì)，還可以防蟲害，這也是國家檔案局推廣使用的檔案盒類型。