是指要求海關(guān)對其知識產(chǎn)權(quán)實(shí)施保護(hù)的權(quán)利人，將其知識產(chǎn)權(quán)的法律狀況、有關(guān)貨物的情況、知識產(chǎn)權(quán)合法使用情況和侵權(quán)貨物進(jìn)出口情況以書面形式通知海關(guān)總署，以便海關(guān)在對進(jìn)出口貨物的監(jiān)管過程中主動對有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)實(shí)施保護(hù)。根據(jù)2003年12月修訂的《知識產(chǎn)權(quán)海關(guān)保護(hù)條例》，知識產(chǎn)權(quán)備案不再是海關(guān)對知識產(chǎn)權(quán)實(shí)施保護(hù)的前提，未進(jìn)行知識產(chǎn)權(quán)備案的權(quán)利人仍然有權(quán)向口岸海關(guān)申請扣留進(jìn)出口的侵權(quán)貨物。但是，事先是否進(jìn)行知識產(chǎn)權(quán)備案，在實(shí)踐中有很大的差異。

是海關(guān)采取主動保護(hù)措施的前提條件。根據(jù)《條例》的規(guī)定，知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人如果事先沒有將其知識產(chǎn)權(quán)向海關(guān)備案，海關(guān)發(fā)現(xiàn)侵權(quán)貨物即將進(jìn)出境，也沒有權(quán)力主動中止其進(jìn)出口，也無權(quán)對侵權(quán)貨物進(jìn)行調(diào)查處理。預(yù)防將來可能的侵權(quán)行為發(fā)生。由于海關(guān)對進(jìn)出口侵權(quán)貨物予以沒收并給予進(jìn)出口企業(yè)行政處罰，盡早進(jìn)行知識產(chǎn)權(quán)備案，可以對那些過去毫無顧忌地進(jìn)出口侵權(quán)貨物的企業(yè)產(chǎn)生警告和震懾作用，促使其自覺地尊重有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)。

注冊為系統(tǒng)用戶

為減少知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人申請時間和提高海關(guān)總署審核備案申請的效率，除特殊情況外，目前知識產(chǎn)權(quán)海關(guān)保護(hù)備案申請都應(yīng)當(dāng)通過“知識產(chǎn)權(quán)海關(guān)保護(hù)備案申請系統(tǒng)”提交。所以，備案申請人在提交備案申請前首先要注冊為系統(tǒng)用戶。系統(tǒng)用戶應(yīng)當(dāng)以知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人的名義進(jìn)行注冊，填寫必要的用戶信息，以獲取系統(tǒng)賬號和密碼。

補(bǔ)正申請

海關(guān)總署在收到申請人郵遞的紙面申請后才開始進(jìn)行審核。但是申請人可以通過備案系統(tǒng)隨時了解海關(guān)總署受理、審核、核準(zhǔn)和駁回申請的全部過程。申請人可以根據(jù)海關(guān)總署駁回申請的意見，對其申請進(jìn)行補(bǔ)正。

收到核準(zhǔn)或者駁回申請的通知

根據(jù)《知識產(chǎn)權(quán)海關(guān)保護(hù)條例》的規(guī)定，海關(guān)總署應(yīng)當(dāng)在自收到申請人提交的全部申請文件之日起30個工作日內(nèi)將做出核準(zhǔn)或者駁回申請的決定。海關(guān)總署核準(zhǔn)或者駁回備案申請，都應(yīng)當(dāng)向申請人發(fā)出書面通知。海關(guān)總署駁回申請的，不退還原申請文件。