會議策劃不是簡單的PPT的堆砌，而必須是根據(jù)會議的目的借助一定的科學(xué)方法和藝術(shù)，為決策、計(jì)劃而構(gòu)思、會議策劃設(shè)計(jì)、制作策劃方案以達(dá)到終的會議效果，好的會議策劃，一定是對具體的執(zhí)行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有創(chuàng)意才行。

1、具體分析各種情況作出完美的會議策劃;

2、根據(jù)會議的級別,選擇會議舉辦地;

3、根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求，確定具體舉辦地點(diǎn);

4、根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個(gè)分會場，選擇分會場的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。

1、搞清楚“想法”

會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此個(gè)重要步驟是問清楚會議主辦方的想法、目的、預(yù)算方方面面的信息，通過收集這些信息將避免下一步的策劃構(gòu)思偏離方向。

2、搞清楚“思路”

從秘書到公司總裁，每個(gè)人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，但無論參與者有多少，一定要確認(rèn)一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，想清楚策劃的步驟、時(shí)間推進(jìn)節(jié)點(diǎn)、人員的分工。如果思路不清晰，經(jīng)驗(yàn)不到位，往往從策劃的一開始，就會在眾多的意見、指導(dǎo)中迷失方向。

在你籌劃的思路理清后，你向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了。

3、會議地址的選擇

會場的選擇，直接關(guān)系到會議的風(fēng)格、形式、規(guī)模、預(yù)算和檔次，這也是隨后進(jìn)一步策劃方案的基礎(chǔ)，選擇一個(gè)能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要，面對眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？

改革開放后，開始面向商業(yè)活動(dòng)開放。為了突出會議的性，彰顯企業(yè)的高端形象，建議企業(yè)舉行重大會議活動(dòng)選擇高端場地。

會展考察/旅游

實(shí)際上，會展考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當(dāng)然不排除部分行為是真正的商務(wù)考察(為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場調(diào)研性質(zhì)的動(dòng)作)。

1、 真正的商務(wù)考察：此類商務(wù)考察實(shí)際上主辦者已經(jīng)作好安排，需要會展中介公司提供的服務(wù)只是目的地住宿餐飲預(yù)定與安排、交通工具、司乘人員及向?qū)?，可能的話需要中介公司協(xié)助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同于主辦者的前導(dǎo)服務(wù)及后勤保障部門。

2、 會展旅游：一般而言，會展旅游基本安排短線旅行，旅程很少離開會展舉辦地500公里以上，時(shí)間不會超過48小時(shí)(大多數(shù)為24小時(shí)以內(nèi))。少數(shù)旅程可能超過1000公里以上，時(shí)間可以長達(dá)一周——甚至可以跨國旅行。此時(shí)中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價(jià)購買、導(dǎo)游、景點(diǎn)票務(wù)、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險(xiǎn)購買、落實(shí)異地返程票務(wù)等服務(wù)。