對于知識密集型的公司來說，企業(yè)的文檔是重要的核心數(shù)字資產(chǎn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，文檔作為企業(yè)生產(chǎn)、科研、經(jīng)營等活動的真實(shí)記錄和基礎(chǔ)工作，在企業(yè)管理與發(fā)展方面正積極地發(fā)揮著重要作用。但是，如今，大多數(shù)企業(yè)有價(jià)值的文檔散落在員工計(jì)算機(jī)、硬盤和郵箱中，并且隨時都有丟失的風(fēng)險(xiǎn)。如何科學(xué)管理和合理應(yīng)用企業(yè)文檔已經(jīng)成為企業(yè)信息化的關(guān)鍵。
目前對于造價(jià)咨詢企業(yè)存儲主要存在以下幾個問題：
一、離職人員將項(xiàng)目文件帶走或交接而導(dǎo)致項(xiàng)目對接不順利。
二、同一個項(xiàng)目文件對不同業(yè)務(wù)部門的權(quán)限不同，文檔很難保證只被相關(guān)人員看到，容易導(dǎo)致項(xiàng)目內(nèi)容被泄露。
三、咨詢服務(wù)業(yè)務(wù)地區(qū)范圍廣，出差家常便飯，而公司文件多、體積大，當(dāng)使用移動硬盤空間不足，且發(fā)生損壞時，資料訪問不便而且工作效率也降低。
四、一個項(xiàng)目通常需要3-5年，文檔在外勤與內(nèi)勤人員主要通過QQ、微信等社交工具匯報(bào)。歷史對話文件易丟失，照片、文件有時效，過一段時間便打不開了，如保存或收藏又容易導(dǎo)致空間不足，項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人難以掌控項(xiàng)目的進(jìn)度。
泛圈企業(yè)云盤在幫助企業(yè)建立私有云存儲和管理系統(tǒng)，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)集中管理文檔、強(qiáng)化、打造信息互通、驅(qū)動的協(xié)同辦公環(huán)境?？梢员ＷC新員工可以在企業(yè)知識庫中學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)和成果，并迅速上手。企業(yè)云盤的知識庫將企業(yè)員工與數(shù)據(jù)聯(lián)系起來，允許文件流通，并產(chǎn)生更大的價(jià)值。
文件流轉(zhuǎn)
企業(yè)云盤的催辦和工作流功能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件在不同人員之間的流轉(zhuǎn)，可以提醒相關(guān)人員查看進(jìn)度；工作流程則是自定義節(jié)點(diǎn)和人員的文件流轉(zhuǎn)，走完工作流程文件直接歸檔至原目錄。企業(yè)云盤的工作可以管理公司工作任務(wù)及內(nèi)部流程審批。
文件管理
企業(yè)云盤支持權(quán)限設(shè)置，咨詢項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目組人員按照其分工進(jìn)行文檔。 可以在企業(yè)云盤中創(chuàng)建一些共享文件夾，并為相應(yīng)職位和相關(guān)人員授予不同的訪問權(quán)限。負(fù)責(zé)項(xiàng)目的小組成員都能訪問到該文件，有效減少不必要的文件傳輸過程，也防止了外部人員看到項(xiàng)目文件的可能。文檔管理確保了在明確的分工下，文件能得到相應(yīng)的保護(hù)。
隨時隨地辦公
企業(yè)云盤支持多終端訪問，可以隨時隨地跟辦公室實(shí)現(xiàn)文件共享和協(xié)作。例如當(dāng)項(xiàng)目技術(shù)人員進(jìn)行跨省市的現(xiàn)場勘查業(yè)務(wù)，可以使用手機(jī)/iPad/筆記本電腦登錄企業(yè)云盤訪問到新的資料；利用企業(yè)云盤工作組發(fā)送現(xiàn)場照片，并與相關(guān)人員溝通工作；完成的勘察報(bào)告直接推送給相關(guān)人員。即使異地辦公，也能和辦公室人員進(jìn)行文檔緊密協(xié)作。
項(xiàng)目情況的了解跟進(jìn)
過去，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與駐外技術(shù)人員只能通過手機(jī)溝通，來獲取項(xiàng)目進(jìn)展的詳細(xì)信息。現(xiàn)在，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目文件夾設(shè)置關(guān)注，當(dāng)技術(shù)人員上傳項(xiàng)目文件時，負(fù)責(zé)人能實(shí)時收到企業(yè)云盤推送的文件動態(tài)提醒。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可根據(jù)同步的文件內(nèi)容來了解項(xiàng)目進(jìn)展。
人員離職，文件交接
泛圈企業(yè)云盤是企業(yè)日常文檔協(xié)作平臺，每個員工從文件新建、編輯、共享、刪除等操作都在云中進(jìn)行，日積月累，企業(yè)云盤成為了工作中必不可缺的中心位，入職員工可以在企業(yè)云盤中快速獲取豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，而離職員工無法刪除或帶走這些文件。