資料、樣品

如果會議屬于業(yè)務匯報或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點和優(yōu)點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。

1, 列出可供選擇的清單

必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件，便于各個場所的比較和選擇。這一方面，也可以參考SINO-MEETING的會場搜索系統(tǒng)，該系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)將對選擇場地的過程，大大提率。

2, 根據(jù)清單綜合考慮會議類型與場所的搭配

比如研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境；重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝；對于交易會和新產(chǎn)品展示會，需要選擇有展示空間的場所，會場交通必須便利等等。

會都模式，是會議產(chǎn)業(yè)發(fā)展到一定程度產(chǎn)生的，我們將其大致概括為三類發(fā)展模式：

1、旅游市場導向型：依附的旅游目的地或中轉(zhuǎn)過境地，借該地觀光旅游之勢，依托旅游市場，導入會議需求，形成觀光旅游型會議聚集，包括以會議方式存在的獎勵旅游和福利旅游等。云安會都是一個典型案例。

2、城市商務導向型：由大都市的商務會議市場需求拉動，產(chǎn)生聚集效應，形成商務接待與商務會議型會都，多位于經(jīng)濟繁華大都市郊區(qū)。

3、資源支撐型：由特色、新奇或珍惜的資源所支撐，尤其是與休閑度假緊密相關(guān)的資源，如溫泉、滑雪、濱海等，形成休閑度假目的地，其必需的周一至周五及淡季資源利用，形成了對會議市場的規(guī)模化開發(fā)，產(chǎn)生了會都聚集。

聯(lián)誼酒會/舞會

事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設(shè)定好餐標與規(guī)模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設(shè)計到場地與節(jié)目支持，其預算可能需要比較長的時間確認：

5、視聽設(shè)備

除非在室外進行，否則視聽設(shè)備的費用通?？梢院雎浴Ｈ绻麨榱斯碴P(guān)系效果而不得不在室外進行，視聽設(shè)備的預算就比較復雜，包括：

●設(shè)備本身的租賃費用，通常按天計算

●設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓會展服務商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

c、演員及節(jié)目

通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計算——預算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。

d、其他——點心、水果及調(diào)制色酒

6、雜費

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。