很多人會顧名思義，所謂意見箱就是提“意見”，把自己對公司、對同事及對上司的不滿說出來。實際上，這種看法很片面。除了提“意見”，還有提“建議”，即有什么好的點子、想法、做法都可以提。

一、意見箱的使用范圍及形式

1. 員工反映問題、抱怨、投訴或建議。（凡是對公司各方面有利的建議及意見均可投遞意見）

2. 意見采用實名記或無記名方式投入意見箱。

3. 員工反映問題或投訴時，應真實地反映事實。不得利用意見箱進行辱罵、恐嚇造謠等進行人身攻擊的不文明行為，一經發(fā)現(xiàn)給予嚴肅處理。、

4. 對于員工的投訴，公司在保密的原則下，將給予嚴肅認真對待，切實保障員工的正當利益不受侵害。

二、 意見箱的使用及維護

1. 意見箱必須上鎖，鑰匙交由指定人保管；

2. 意見箱固定每周一上午十點開啟，并將箱內所有信件分類登記，將相關意見很反饋給相關部門處理，并對處理情況進行、記錄。

3. 相關部門人員在收到意見信后，應立即作有關調查，并將處理結果以適當的方式公布。

三、 對舉報重大問題或對公司有利的建議，一經采納，將給予一定獎勵。